KI-gestütztes IT Asset Management
Sieben Portale. Oder dieses eine.
IDLE One ist eine eigenständige Software für IT Asset Management: Geräte, Mobilfunk, Festnetz und Lizenzen aller Anbieter in einer Oberfläche — unabhängig davon, wo Sie gekauft haben. Statt sich in jedes Anbieterportal einzeln einzuloggen und Exporte in Excel zusammenzutragen, sehen Sie an einer Stelle, was Sie haben, wer es nutzt und was ein Mitarbeiter im Monat kostet. Die Erfassung übernimmt die KI: Sie laden Rechnungen und Anbieterlisten hoch, IDLE One liest sie aus und bewertet Ihre Verträge.
- Ein Login
- statt eines Portals je Anbieter — Geräte, Mobilfunk, Festnetz und Lizenzen nebeneinander
- Kosten je Mitarbeiter
- was eine Person an Geräten, Karten und Lizenzen im Monat kostet, auf einen Blick
- KI liest ein und bewertet
- Rechnung hochladen statt abtippen — und eine Einschätzung, was an Ihren Verträgen dringend ist
Screenshots aus dem laufenden System. Alle gezeigten Namen, Rufnummern und Beträge sind erfunden.
Anbieterunabhängig
Es ist egal, wo Sie gekauft haben.
IDLE One verwaltet Ihren gesamten Bestand — auch die Verträge und Geräte, die nicht über IDLE laufen. Es ist kein Zusatz zu einem Vertrag mit uns, sondern eine Software, die Sie unabhängig davon einsetzen.
Jeder Anbieter
Telekom, Vodafone, O2, Microsoft, Google, Ihr Systemhaus von früher — alles in derselben Übersicht, mit Kundennummer und Rahmenvertrag je Anbieter.
Jeder Kaufweg
Gekauft, gemietet, geleast oder über ein Device-as-a-Service-Modell. IDLE One bildet den Bestand ab, nicht den Beschaffungsweg.
Ohne Wechselzwang
Sie müssen bei niemandem kündigen und zu niemandem wechseln. Ob sich ein Wechsel lohnt, sehen Sie danach selbst — das ist eine zweite Entscheidung.
Warum es das gibt
Die Übersicht fehlt nicht aus Nachlässigkeit.
Sie fehlt, weil die Daten an fünf Stellen entstehen und jede davon ihr eigenes Portal hat. Das kostet erst Zeit und dann Geld.
Jeder Anbieter hat sein eigenes Portal
Eines für Mobilfunk, eines für Festnetz, eines für Microsoft, eines für die Leasinggeräte. Sieben Logins, sieben Exporte, und am Ende eine Excel-Datei, die ab dem Tag ihrer Erstellung veraltet ist.
Niemand kann sagen, was ein Arbeitsplatz kostet
Das Notebook steht beim einen Anbieter, die SIM beim zweiten, die Lizenz beim dritten. Die Frage „was kostet uns dieser Mitarbeiter im Monat?“ ist damit eine Tagesaufgabe statt einer Zahl.
Dinge laufen weiter, die niemand nutzt
Die Karte eines Ausgetretenen, die Lizenz ohne Nutzer, der Vertrag, der sich still verlängert hat. Zusammen sind das selten große Beträge — aber jeden Monat wieder.
Was drin ist
Vom Arbeitsplatz bis zur einzelnen SIM.
Alles, was eine IT-Leitung über ihren Bestand wissen muss — und nichts, wofür man eine Schulung braucht.
Was ein Mitarbeiter kostet
Je Person: Geräte, Rufnummern, Lizenzplätze und die Summe daraus im Monat. Beim Austritt sehen Sie in einer Zeile, was eingesammelt und abbestellt werden muss — und was es spart.
Verträge als Kundennummer
Ein Vertrag ist eine Kundennummer beim Anbieter, darin liegen Tarife mit Stückzahlen und die zugehörigen Rufnummern. Nicht jeder Tarif ein eigener Vertrag — so, wie der Anbieter es auch abrechnet.
Rufnummern mit Laufzeit
Jede Karte mit Tarif, Preis, SIM-Nummer, Datenvolumen und Vertragsende. Festnetzblöcke als eine Zeile, zugeordnet an den Standort statt an eine Person.
Lizenzen mit Plätzen
Microsoft 365, Google Workspace und andere Abos mit bezahlten und vergebenen Plätzen. Die Lücke dazwischen steht in Rot — sie ist der häufigste stille Kostenposten.
Hardware über den Lebenszyklus
Notebooks, Smartphones, Zubehör — mit Seriennummer, Status von aktiv bis zurückgegeben, Laufzeit und der Person oder dem Standort, die sie nutzen.
Mitarbeiter, Gruppen, Standorte
Gruppen und Standorte lassen sich für eine ganze Auswahl auf einmal setzen — bei dreihundert Mitarbeitern der Unterschied zwischen zwei Klicks und dreihundert.
Die KI-Funktion
Eine Rechnung hochladen reicht.
Der Teil, an dem solche Projekte sonst scheitern, ist die Ersterfassung. Niemand tippt vierhundert Rufnummern ab. Also tippt sie auch bei uns niemand ab.
Hochladen
Rechnung als PDF, Foto einer Rechnung, oder die Rufnummernliste Ihres Anbieters als Excel. Egal welcher Anbieter, egal welcher Aufbau — Vodafone, Telekom, O2 und andere benennen ihre Spalten alle unterschiedlich.
Auslesen
Die KI liest Kundennummer, Rahmenvertrag, Tarife, Stückzahlen, Preise und Laufzeiten heraus — bei Mobilfunkrechnungen aus der Aufstellung je Rufnummer, inklusive der rabattierten Endpreise. Tarifkürzel löst sie über die Legende auf derselben Seite auf.
Freigeben
Sie sehen das Ergebnis vor der Übernahme, Zeile für Zeile, und korrigieren, was nicht stimmt. Erst Ihr Klick schreibt es in den Bestand.
Und danach: eine Einschätzung Ihrer Verträge
Auf Knopfdruck bewertet die KI den erfassten Bestand: was davon dringend ist, welche Verträge sich bündeln lassen, wo Stückzahlen und Rufnummern nicht zusammenpassen und wo Angaben fehlen. Die Fristen selbst rechnet das Portal — die Bewertung ordnet ein, was sie bedeuten.
Warum Sie dem Ergebnis trauen können
Bei Tabellen rechnet kein Modell
Excel- und CSV-Dateien haben bereits Struktur. Die KI ordnet deshalb nur die Spalten zu — die Zeilen überträgt das Portal selbst, unverändert. Eine Anfrage je Datei statt tausender, und kein Betrag in Zeile 3417, den ein Modell falsch abgeschrieben haben könnte.
Die Summe wird gegengerechnet
Was ausgelesen wurde, muss den Nettorechnungsbetrag ergeben. Weicht es ab, steht beides als Warnung in der Prüfansicht — statt dass etwas passend gemacht wird.
Nichts wird ungeprüft gespeichert
Jedes Ergebnis geht erst in eine Prüfansicht. Eine falsch gelesene Rechnung würde sonst falsche Kosten in Ihre Vertragsübersicht schreiben, und das fällt später niemandem mehr auf.
Daneben gibt es für alle sechs Bereiche eine Excel-Vorlage mit festen Spalten: herunterladen, ausfüllen, hochladen. Zugeordnet wird über die Überschrift, nicht über die Spaltenposition — Sie dürfen Spalten verschieben, löschen und eigene hinzufügen. Dieselbe Datei zweimal hochzuladen ist ungefährlich: Vorhandene Zeilen werden aktualisiert, nicht verdoppelt.
Nichts läuft mehr unbemerkt weiter
Das Portal rechnet die Termine mit.
Wenn der Bestand einmal drin ist, entsteht daraus von selbst eine Liste dessen, was zu tun ist — statt eines Kalendereintrags, den jemand pflegen müsste.
Mobilfunk: sechs Monate vorher
Ab dann ist eine Karte anpassbar — Tarifwechsel, Verlängerung, Anbieterwechsel. Das Portal zeigt, welche Karten im Fenster stehen und welche es überschritten haben; die laufen zum alten Preis weiter.
Hardware, die sonst verfällt
Tarife mit Smartphone enthalten eine Subvention. Wird sie nicht abgerufen, verfällt sie mit der Verlängerung. Diese Karten sind eigens markiert.
Lizenzen: zwei Monate vorher
Abonnements verlängern sich automatisch, mit der Stückzahl, die gerade hinterlegt ist — auch für Plätze, die niemand nutzt. Zwei Monate Vorlauf reichen, um die Zahl anzupassen.
Auf Wunsch sehen wir es mit
Wenn IDLE Ihre Verträge betreut, laufen dieselben Fristen in unserer Verwaltung auf, mit einem Ausblick auf zwölf Monate. Dann müssen Sie nicht daran denken — wir melden uns. Ohne uns als Anbieter bleibt die Übersicht trotzdem Ihre.
Nur für Kunden von IDLE
Hardwarebudget statt Rechnung.
Wenn Sie Ihre Hardware über IDLE beziehen und ein Budget vereinbart ist, wird bestellte Hardware damit verrechnet statt in Rechnung gestellt. Im Portal sehen Sie den Stand und jede Buchung dahinter — Gutschriften aus Ihrer Vereinbarung und aus Verlängerungen, Verbräuche aus Ihren Bestellungen.
Dieser Bereich setzt eine Vereinbarung mit uns voraus. Alles andere auf dieser Seite funktioniert ohne.
Sicherheit
Getrennte Daten, nachvollziehbare Zugriffe.
Mandantentrennung in jeder Abfrage
Die Zugehörigkeit kommt ausschließlich aus Ihrer Sitzung und steht in jeder Datenbankabfrage. Eine fremde Kennung trifft damit keine Zeile — nicht erst nach einer Prüfung, sondern in der Abfrage selbst.
Zugang nur per Einladung
Wir vergeben und versenden keine Passwörter. Nutzer bekommen einen einmaligen Einladungslink mit sieben Tagen Gültigkeit und setzen ihr Passwort selbst.
Rollen statt Vollzugriff
Administratoren Ihres Unternehmens dürfen ändern und bestellen, Leserechte sehen alles und melden Vorgänge. Was IDLE tut, ist davon getrennt.
Hosting in der EU, Protokoll über alles
Datenhaltung in europäischen Rechenzentren. Sicherheitsrelevante Vorgänge — Anmeldungen, Importe, Änderungen am Bestand — werden protokolliert.
Wie es losgeht
In der Regel eine Woche.
Demo
Dreißig Minuten, in denen wir Ihnen das Portal an echten Daten zeigen — gern an einer Ihrer eigenen Rechnungen.
Erfassung
Sie schicken uns, was Sie haben: Rechnungen, Anbieterlisten, Excel-Tabellen, egal von welchem Anbieter. Wir spielen es ein — Sie müssen nichts abtippen.
Loslegen
Sie bekommen Ihre Zugänge und sehen Ihren Bestand. Ab da pflegen Sie ihn selbst, oder wir tun es für Sie.
Fragen
Häufig gefragt
Sehen Sie es an Ihren eigenen Zahlen.
Dreißig Minuten, unverbindlich. Bringen Sie eine Mobilfunkrechnung mit — wir laden sie in der Demo hoch und Sie sehen, was herauskommt.